KPI сотрудника: как выбрать показатели и рассчитать
KPI сотрудника — это 3–5 измеримых показателей, по которым видно, какой результат человек даёт компании за период. Хороший KPI измеряет результат — деньги, сданные объекты, сроки, качество, — а не активность вроде звонков и отработанных часов. Активность легко имитировать, результат — нет.
KPI простыми словами
KPI (Key Performance Indicators, ключевые показатели эффективности) отвечают на вопрос «что этот сотрудник сделал для компании». Не «чем был занят», а что изменилось благодаря его работе: сколько денег принёс, сколько объектов сдал в срок, сколько расчётов подготовил без ошибок.
Почему показатели KPI важны для сотрудника, а не только для руководителя: человек понимает, чего от него ждут, видит свой результат и может на него влиять. Споры о премиях и «любимчиках» исчезают, когда правила прозрачны и цифры видны всем.
Главная ошибка — мерить то, что легко посчитать, а не то, что важно. 80 звонков в день ничего не значат, если ни один не закончился встречей.
Какие бывают KPI
KPI делят на четыре типа: результат, качество, сроки и деньги. В наборе сотрудника обычно есть 2–3 типа: например, объём результата и качество, чтобы скорость не росла за счёт ошибок.
| Тип | Что измеряет | Пример |
|---|---|---|
| Результат | объём сделанного | сданные объекты, подписанные договоры, закрытые обращения |
| Качество | насколько хорошо сделано | доля переделок, возвраты, повторные расчёты |
| Сроки | насколько быстро и вовремя | объекты в срок, время от заявки до КП |
| Деньги | финансовый результат | выручка, маржа, оплаты в срок |
Хороший KPI или имитируемый
| Имитируемый KPI | Хороший KPI |
|---|---|
| количество звонков | конверсия звонков во встречи или договоры |
| отработанные часы | сданные объекты, выполненные работы |
| число закрытых задач | результаты, которые фиксирует процесс: «КП отправлено», «Монтаж выполнен» |
| количество писем клиентам | доля клиентов, сделавших повторный заказ |
| «активность в CRM» | доля сделок с актуальной стадией и следующим шагом |
Если сотрудник может выполнить KPI, не принеся компании пользы, — это плохой KPI.
Как рассчитать KPI сотрудника: формула
Выполнение каждого показателя считают как факт, делённый на план, умноженный на 100 %. Итоговый KPI — средневзвешенное: каждый показатель умножают на его вес и складывают.
Для показателей, где «меньше — лучше» (доля переделок, время до КП), выполнение считают наоборот: План ÷ Факт × 100 %.
Пример: менеджер продаж за месяц
| Показатель | План | Факт | Выполнение | Вес | Вклад в KPI |
|---|---|---|---|---|---|
| Выручка по оплаченным сделкам | 2 000 000 ₽ | 1 800 000 ₽ | 90 % | 50 % | 45 % |
| Конверсия заявки в договор | 20 % | 24 % | 120 % | 30 % | 36 % |
| Сделки с актуальной стадией | 95 % | 90 % | 95 % | 20 % | 19 % |
| Итого KPI | 100 % | 100 % |
Менеджер недовыполнил план по выручке, но перевыполнил конверсию — итоговый KPI 100 %. Для этого и нужны веса: они показывают, что для компании важнее.
Чтобы перевыполнение одного показателя не закрывало провал другого, часто ставят ограничения: максимум 120 % на показатель, ниже порога (например, 70 %) — ноль.
Посчитайте KPI своего сотрудника
Загружен пример из статьи. Меняйте план, факт и веса — итог пересчитается.
Примеры KPI для разных должностей
Примеры KPI для сотрудников ниже — отправная точка. Конкретные цифры плана зависят от вашей компании, а набор показателей — от того, за что роль отвечает.
Где берутся данные в Битрикс24:
Все должности таблицей
| Должность | KPI | Где берутся данные |
|---|---|---|
| Менеджер продаж | выручка по оплаченным сделкам; конверсия заявки в договор; сделки с актуальной стадией | сделки CRM |
| Инженер-сметчик | расчёты в срок; доля повторных расчётов; время от запроса до готового расчёта | смарт-процесс расчётов |
| Руководитель проекта | объекты, сданные в срок; маржа по объекту; отклонение от бюджета | сделки, смарт-процесс объектов |
| Мастер или бригадир | выполненные монтажи; доля переделок; приёмка с первого раза | задачи, смарт-процесс монтажа |
| Офис-менеджер | договоры, подготовленные без возврата; документы с полученным оригиналом | реестр документов |
| Маркетолог | стоимость целевой заявки; доля заявок, дошедших до сделки; выручка по каналам | лиды и сделки с источником |
| Сотрудник склада | заказы, собранные без ошибок; отгрузки в срок | складской учёт |
Для руководителей отделов KPI — это показатели отдела, а не их личная активность. Отдельная тема — KPI отдела продаж: план, конверсии по этапам, цикл сделки; о том, как устроить их воронку, — в статье «Воронка продаж в Битрикс24».
Как составить KPI для сотрудника: 5 вопросов
Чтобы составить KPI для сотрудников, ответьте на пять вопросов по каждой роли. Если на какой-то вопрос нет ответа, показатель пока вводить рано.
- Какой результат эта роль даёт компании? Не «чем занята», а что изменится, если она сработает хорошо.
- Где этот результат фиксируется? Стадия сделки, элемент процесса, документ. Если нигде — сначала встройте его в процесс.
- Может ли сотрудник на него повлиять? KPI за то, что от человека не зависит, демотивирует.
- Можно ли выполнить показатель, не принеся пользы? Если да, добавьте показатель качества.
- Какой план реален? Посмотрите факт за 2–3 последних месяца и ставьте план от него, а не от желаемого.
KPI для руководителей отделов
KPI руководителя — это результат его отдела, а не его личная активность. Руководитель отвечает за то, чтобы отдел давал результат, поэтому и оценивают его по цифрам отдела плюс по тому, как он развивает людей.
| Руководитель | KPI |
|---|---|
| Руководитель отдела продаж | выполнение плана отдела; конверсия отдела; доля менеджеров, выполнивших план |
| Руководитель производства или монтажа | объекты в срок; выработка на сотрудника; доля переделок |
| Руководитель сметного отдела | расчёты в срок; время от запроса до расчёта; доля повторных расчётов |
| Руководитель сервиса | время реакции; решённые с первого раза обращения; повторные продажи |
Хороший сигнал — когда у руководителя растёт доля сотрудников, выполняющих план: значит, он помогает людям, а не только «вытягивает» отдел сам.
Как связать KPI с оплатой
Связывать KPI с оплатой стоит только после 1–2 месяцев честных данных. Если сразу привязать цифры к деньгам, их начнут подгонять, и системе перестанут верить.
Порядок, который работает:
- Сначала KPI видит сам сотрудник. Он понимает правила и может проверить свои цифры.
- Потом — руководитель. Цифры показывают, кому нужна помощь, а не кого наказать.
- Через 1–2 месяца — переменная часть. Когда данные проверены и споров о цифрах нет.
Как построить переменную часть от результата — в статье «Система мотивации персонала». А чем KPI отличается от более широкой оценки работы — в статье «Оценка эффективности сотрудников».
Как считать KPI автоматически в Битрикс24
KPI в Битрикс24 считаются автоматически, если результат фиксирует сам процесс: стадия сделки, элемент смарт-процесса, выполненная задача. Тогда сотруднику не нужно ничего вносить «для отчёта», а руководитель видит цифры каждый день.
Откуда берутся данные:
- Сделки — выручка, конверсия, цикл сделки, причины проигрыша.
- Смарт-процессы — расчёты, объекты, монтажи, заявки: каждый со своими стадиями и ответственным.
- Задачи — выполнение в срок, оценка постановщика.
- Телефония и открытые линии — время ответа, пропущенные обращения.
Как собрать отчёт:
- Встроенные отчёты CRM-аналитики — конверсия по стадиям, работа менеджеров.
- Показатель эффективности в задачах — есть с тарифа Стандартный.
- BI Конструктор — дашборд KPI по сотрудникам и отделам из данных CRM и задач, с тарифа Стандартный.
Когда нужна доработка: если результат нигде не фиксируется (например, «монтаж выполнен» отмечают в чате), сначала его нужно встроить в процесс — стадией или роботом. В нашем кейсе монтажной компании так фиксируются пять результатов: «Подготовлено КП», «Расчёт утверждён», «Товары заказаны», «Монтаж выполнен», «Акты подписаны». С начала проекта система зафиксировала больше 2 600 результатов, и выработку видно по каждому человеку.
Как мы настраиваем это у клиентов — на странице «Автоматизация отдела продаж».
Сначала решаем, какой результат даёт каждая роль, потом настраиваем процесс, который его фиксирует.
Ошибки при внедрении KPI
1. Мерят активность
Звонки, часы и задачи растут, результат — нет.
2. Слишком много показателей
При 10 KPI каждый весит 10 %, и ни один не важен. Оптимально 3–5.
3. KPI придумывают без руководителей отделов
Цели кажутся чужими, за них никто не отвечает.
4. Сразу штрафы
Данные начинают подгонять, и KPI перестаёт отражать реальность.
5. Данные вносят руками
Сотрудник сам отчитывается о своём результате — и цифры зависят от честности и памяти, а не от работы.
Вопросы
Что такое KPI сотрудника простыми словами?
Это 3–5 измеримых показателей, по которым видно, какой результат человек дал компании за период. Например, выручка и конверсия у менеджера, объекты в срок у руководителя проекта.
Сколько KPI должно быть у одного сотрудника?
Оптимально 3–5. Меньше — показатели не отражают работу целиком, больше — каждый весит так мало, что ни на что не влияет.
Как рассчитать KPI, если план не выполнен?
Так же, по формуле «факт ÷ план × 100 %»: выполнение будет меньше 100 %. Обычно ставят нижний порог — например, ниже 70 % показатель не учитывается в премии.
Можно ли считать KPI в Битрикс24 автоматически?
Да, если результат фиксирует сам процесс: стадии сделок, смарт-процессы, задачи. Тогда отчёты собираются в CRM-аналитике или BI Конструкторе без ручного ввода.
Как часто пересматривать KPI?
Набор показателей — раз в полгода или год, вместе с целями компании. План — чаще, например раз в квартал, если меняется сезон или поток заявок. Правила пересмотра лучше объявить заранее.
Нужна ли программа для KPI сотрудников?
Для 3–5 человек хватит таблицы. Когда сотрудников больше и данные нужно собирать каждый день, удобнее считать KPI там, где идёт работа: в CRM, где результат фиксируется сам.
Чем KPI отличается от оценки эффективности?
KPI — это цифры за период. Оценка эффективности шире: она учитывает и KPI, и качество работы, и развитие сотрудника, и помогает решить, кому нужна помощь.
Настроим KPI в Битрикс24
Мы строим на Битрикс24 систему, где результат каждого сотрудника считается сам, без отчётов «для галочки»: сначала решаем, какой результат даёт каждая роль, потом настраиваем процесс, который его фиксирует.