Цифровизация бизнеса и бизнес-процессов: с чего начать

Что такое цифровизация бизнеса

Цифровизация бизнеса начинается с простого вопроса: можно ли прямо сейчас увидеть в цифрах, сколько заявок пришло, сколько из них стали деньгами и где застряли остальные? Если ответ «нужно спросить у руководителей» — компания пока не оцифрована.

Цифровизация бизнес-процессов даёт три вещи:

• прозрачность — каждый заказ виден на своём этапе с ответственным и сроком;
• управление по цифрам — решения принимаются по данным, а не по ощущениям и устным отчётам;
• основу для автоматизации — рутину можно поручить роботам только там, где процесс уже описан в системе.

Цифровизация и автоматизация бизнес-процессов

Цифровизацию и автоматизацию часто путают, но это разные шаги, и порядок между ними важен.

Автоматизация без цифровизации ускоряет хаос: роботы начинают быстро делать то, что раньше медленно делали неправильно. Поэтому автоматизация бизнес-процессов компании начинается с описания процесса и данных.

С чего начать: 5 шагов

С чего начать цифровизацию, если сейчас работа идёт в таблицах, мессенджерах и головах сотрудников:

1. Цели и цифры. Решите, какие 3–5 показателей собственник хочет видеть: выручка по оплатам, конверсия, сроки, маржа заказа.
2. Карта процессов. Опишите путь заказа от заявки до оплаты: этапы, участники, документы, передачи между отделами.
3. Что переводить первым. Выберите процесс, где потери видны сильнее всего, — обычно это продажи или передача заказа между отделами.
4. Система. Перенесите процесс в систему, где этапы, ответственные и сроки фиксируются автоматически.
5. Обучение и закрепление. Покажите каждой роли её путь в системе и первые недели разбирайте отклонения.

Каждый шаг — отдельный результат. Не нужно оцифровывать всю компанию сразу: один процесс, доведённый до цифр, даёт больше, чем десять начатых.

Какие процессы переводить первыми

Первыми стоит цифровать процессы, где теряются деньги и время на передачах.

• Заявки и продажи. Все обращения клиентов — в одну систему с источником; воронка показывает, где теряются сделки.
• Передача заказа между отделами. Продажи → расчёт → производство или монтаж → оплата: именно на передачах заказы застревают.
• Документы. КП, договоры и акты собираются из данных заказа, а не копируются вручную.
• Результат сотрудников. Когда процесс в системе, результат каждого виден сам — без отчётов «для галочки».

Как это устроено в Битрикс24 технически — роботы, бизнес-процессы, смарт-процессы — мы разобрали в статье «Бизнес-процессы в Битрикс24». Чтобы описать процесс до переноса в систему, пригодится шаблон регламента бизнес-процесса.

Как посчитать эффект цифровизации

Эффект считают так же, как любой проект: цифры до и после на сопоставимом потоке работы. Вот как это выглядело в монтажной компании, где мы перенесли весь путь объекта в Битрикс24:

Цифры посчитаны по данным портала клиента. Подробно — в кейсе монтажной компании.

Что считать у себя: время на ключевые этапы, число людей на тот же объём работы, долю потерянных заявок и стоимость результата сотрудника. Если до старта этих цифр нет, первым результатом цифровизации станет то, что они появятся.

Ошибки цифровизации

Большинство проектов цифровизации буксуют по одним и тем же причинам.

• Покупают систему без процесса. Программа есть, а как в ней работать — не решено, и всё остаётся по-старому.
• Цифруют всё сразу. Десять процессов одновременно, ни один не доведён до цифр.
• Данные вводят руками. Сотрудники заполняют систему «для отчёта», и цифрам никто не верит.
• Нет владельца. Проект ведёт подрядчик или ИТ, а собственник и руководители не участвуют.

Вопросы